Apakah Jasa Konsultasi itu?

Jasa Konsultasi adalah kegiatan penyusunan pengelolaan arsip dengan hasil akhir berupa Pedoman Kearsipan sebagai rambu bagaimana suatu sistem pengelolaan arsip dijalankan dalam suatu organisasi. Pedoman Kearsipan dapat dipahami sebagai petunjuk untuk memfungsikan sistem pengelolaan arsip, yang di dalamnya memuat tentang siapa, apa, kapan, dimana, dan bagaimana sistem pengelolaan arsip tersebut dilaksanakan untuk memberikan pembakuan dalam pelaksanaan aktivitas kearsipan.

Dalam bahasa yang sederhana, Pedoman Kearsipan merupakan suatu kesepakatan dari suatu komunitas untuk menyeragamkan tata cara dalam melaksanakan pengelolaan arsip yang dirumuskan secara sistemik.

Bagaimana Jasa Konsultasi dapat membantu Anda?

Jasa Konsultasi dapat membantu organisasi Anda dalam menciptakan sistem pengelolaan arsip yang mengatur ketepatan dan keseragaman prosedur, SDM, sarana, maupun aspek lain dalam pengelolaan arsip dalam bentuk pedoman. Penyusunan pedoman ini menuntut pengetahuan dan pemahaman tentang manajemen kearsipan, fungsi dan tugas organisasi, serta peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan di Indonesia. Oleh karena itu penyusunan pedoman didasarkan pada tiga aspek yaitu teoritis, praktis-realistis, dan yuridis.

Teori-teori kearsipan merupakan komponen utama dalam penyusunan pedoman kearsipan. Hal ini karena dari teori inilah teknis pengelolaan arsip dengan segala aspek yang terkait dapat dirumuskan. Akan tetapi aspek teoritis saja tidak cukup, tetapi harus dipertimbangkan hal-hal yang bersifat praktis dan realistis. Kondisi riil yang ada pada setiap organisasi yang akan menyusun pedoman merupakan hal yang tidak dapat diabaikan. Teori kearsipan wajib disesuaikan dengan kondisi riil yang ada.

4 Pilar Pedoman Kearsipan

Pedoman Kearsipan memiliki 4 pilar utama yaitu:

1. Tata Naskah Dinas
2. Klasifikasi Arsip
3. Jadwal Retensi Arsip
4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses

Keuntungan adanya Pedoman Kearsipan

Beberapa keuntungan yang diperoleh dari adanya Pedoman Kearsipan, antara lain:

1. Memberikan keseragaman dan konsistensi dalam pengelolaan arsip;
2. Memberikan kejelasan tugas bagi unsur-unsur yang terlibat;
3. Mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan;
4. Menciptakan efisiensi waktu dan biaya;
5. Menetapkan pertanggungjawaban dari setiap sub sistem dalam pengelolaan arsip;
6. Mempermudah menentukan pelatihan;
7. Menyiapkan munculnya kebijakan dan prosedur baru dalam pengelolaan arsip.

Tahapan-Tahapan Jasa Konsultasi

Sebaik apapun Pedoman ini tidak ada gunanya apabila tidak dapat diaplikasikan. Oleh karena itu sosialisasi dan pelatihan merupakan kegiatan penting agar SDM yang ada mampu memahami dan melaksanakannya.