Apa Itu Penataan Dokumen ?
Merupakan kegiatan pengolahan arsip dari kondisi yang masih belum tersusun dan terklasifikasi secara sistematis untuk diolah dan ditata menurut kaidah kearsipan sehingga mudah ditemukan kembali. Hasil dari kegiatan penataan adalah tersimpannya arsip secara sistematis dan tersedianya output dalam bentuk Daftar Arsip baik berbentuk softcopy maupun hardcopy.
Gambar Alur Proses Penataan
Penjelasan Alur Proses
Setiap dokumen wajib dikelompokkan menurut klasifikasinya kemudian disortir per tahun dengan terstruktur sehingga menjadi rapi dan disimpan ke dalam media penyimpanan dokumen seperti map, odner, boks, dan lain sebagainya. Media penyimpanan dokumen diberi label identitas berupa label barcode untuk mempermudah penelusuran fisik nantinya. Mengapa perlu disortir per tahun? supaya memudahkan pengelola dokumen pada saat pelaksanaan penyusutan/pemusnahan dokumen. Selanjutnya setiap dokumen dibuat daftarnya sehingga semuanya terinventarisasi dengan lengkap.
Setelah dokumen rapi, selanjutnya dilakukan penilaian dokumen (appraisal) sesuai dengan jangka waktu simpannya. Jangan sampai pelanggan menghabiskan space ruangan hanya untuk menyimpanan dokumen yang habis nilai gunanya. Appraisal ini bertujuan untuk menentukan mana saja dokumen yang wajib disimpan dan mana saja dokumen yang sudah dapat diusulkan musnah.
Benefit
- Arsip terklasifikasi dan disusun secara teratur sesuai dengan Pedoman Kearsipan yang berlaku
- Arsip terdata dalam bentuk Daftar Arsip
- Penelusuran dan temu kembali dokumen lebih cepat dan efisien
- Memudahkan proses penyusutan/pemusnahan dokumen