Pengarsipan umumnya dilakukan di setiap perkantoran, lembaga, instansi pemerintahan atau swasta dan juga organisasi. Sistem pengarsipan yang baik akan membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien. Untuk mendukung itu, maka diperlukan peralatan kearsipan yang lengkap dan memadai.
Macam Macam Peralatan Kearsipan
- Map Arsip Atau Map Folder
- Hanging Map
- Ordner
- Boks Arsip
- Rak Arsip
- Filling Cabinet
- Roll Opcak
- Printer Barcode
- Scan Barcode
- Dehumidifier
- Sistem Pengamanan Access Control
- dan peralatan kearsipan lainnya
Peralatan Kearsipan dan Gambarnya
1. Map Arsip Atau Map Folder
Map folder adalah map yang terbuat dari plastik tebal. Namun, alih-alih penjepit, map folder berisikan kantong-kantong plastik yang bisa diisi dengan berbagai dokumen. Kelebihan dari map folder adalah map ini mampu mengelompokkan berbagai file dengan rapi.
2. Hanging Map
Map gantung adalah map yang digunakan untuk menyimpan berkas pada filling cabinet atau tempat penyimpanan khusus lain Berkas-berkas berisi data akan ditempatkan pada map gantung, kemudian dimasukan kedalam filling cabinet atau alat lain secara vertikal.
3. Ordner
Jika Anda membutuhkan sebuah map yang bisa menyimpan banyak dokumen sekaligus, ordner adalah jawaban bagi Anda. Map ordner adalah map yang terbuat dari karton ataupun plastik dan memiliki ruang yang besar. Map ordner biasanya diletakkan di rak arsip, filling cabinet, ataupun roll o'pact dan dilengkapi dengan label pada bagian luarnya. Tujuannya adalah untuk mempermudah user mencari data-data yang diinginkan.
4. Boks Arsip
Boks arsip memiliki sekat-sekat yang dapat digunakan untuk menyimpan berbagai jenis dokumen. Boks arsip biasanya terbuat dari karton tebal dan disimpan di dalam ruang dokumen/arsip atau di perpustakaan. Bok arsip bisa menyimpan dokumen dari bertahun-tahun yang lalu hingga saat ini.
5. Rak Arsip
Rak Arsip adalah alat pengarsipan dengan menyusun dokumen secara lateral atau menyamping. Dokumen-dokumen ini bisa dikelompokkan dulu, lalu dimasukkan ke ordner atau boks arsip sesuai pengelompokan. Masing-masing kelompok bisa ditempelkan dengan label namanya untuk mempermudah pengelolaannya.
6. Filling Cabinet
Filling cabinet merupakan lemari dengan laci-laci kotak besar yang tersusun secara vertikal dan dapat digunakan untuk mengelompokkan dokumen. Filling cabinet terbuat dari besi dan bisa dikunci. Karena kuat dan tidak mudah lapuk, tak mengherankan perabot ini sangat diandalkan dalam menyimpan berbagai macam dokumen.
7. Roll o'Pack
Roll o'Pack adalah lemari dokumen dorong untuk menyimpan dokumen dengan kapasitas besar yang dapat digerakkan dengan manual atau dengan penggerak mekanik. Roll o'Pack mirip dengan rak perpustakaan, hanya saja rak pada Roll o'Pack dapat bergerak. Jadi, pada intinya Roll o'Pack adalah sebuah rak yang bisa bergerak dan dapat menyimpan dokumen dengan kapasitas besar. Alasan utama yang membuat Roll o'Pack diminati yaitu kepraktisannya.
8. Printer barcode dan Scan Barcode
Printer Barcode sangat dibutuhkan untuk setiap proses kegiatan pegolahan dokumen. Barcode arsip berfungsi untuk memberikan informasi dan identifikasi dokumen dan pemberian informasi lokasi simpan dokumen, sehingga proses pencaraian arsip secara fisik lebih cepat dan efisien.