Apa Itu Pemusnahan Dokumen?

Adalah kegiatan mengurangi jumlah volume arsip dengan cara memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna.

Kapan Pemusnahan Dokumen Dapat Dilakukan?

Arsip yang dapat dimusnahkan adalah arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Kriteria arsip yang dapat dimusnahkan adalah arsip yang:

1. Tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder;
2. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA);
3. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Bagaimana Caranya Melakukan Pemusnahan Dokumen ?

Pelaksanaan pemusnahan arsip harus mengikuti prosedur pemusnahan arsip sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Tahapannya yaitu:

1. Pembentukan Panitia Penilai Arsip (Unit Kearsipan, Arsiparis beserta Pemilik Arsip);
2. Penyeleksian arsip;
3. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah;
4. Penilaian arsip;
5. Permintaan Persetujuan pemusnahan;
6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan;
7. Pelaksanaan pemusnahan arsip dengan cara dicacah atau dilebur (pulping);
8. Penandatanganan Berita Acara Pemusnahan (oleh pimpinan Unit Kearsipan dan pimpinan Unit Pengolah).

Contoh Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

Manfaat Pemusnahan Arsip:

1. Efisiensi dalam penggunaan ruangan penyimpanan arsip.
2. Menghindari masalah hukum yang disebabkan oleh arsip, misalnya tuntutan pidana, perdata.
3. Menunjukkan akuntabilitas dan konsistensi organisasi atau perusahaan dengan melakukan penyusutan (pemusnahan) arsip.